Advice for course reps
- What is expected of me?
- Well, as a course rep you are there to provide consistent, well-informed opinion about the quality of your course, and on the overall student experience here at Bangor. This sounds like a massive job but really it can be broken down into the following areas:
- Gaining feedback (good and bad) from your peers
- Communicating student feedback to staff
- Attending and getting actively involved in staff–student meetings
- Working with other course reps to make sure that issues are followed up
- Feeding back information from meetings to your course
- Engaging with the Students’ Union to keep them informed and to gain their help and support (email: coursereps@undeb.bangor.ac.uk)
- One course rep from each school/course will also attend the Students’ Union Course Rep Forum (held once a semester).
- There is one other very important thing that is expected of you — if there is anything you cannot deal with yourself, refer the case on to someone who can. This is not a sign of weakness – be realistic and know your limits. If you need help please do not hesitate to email coursereps@undeb.bangor.ac.uk for assistance. Now that you are a course rep and will be known by the majority of your course you may find that people bring you issues that are not course related, so please just refer them on to other people that might be able to help them within your department, or the Students’ Union.
- How much time will I have to commit to being a course rep this year?
- Firstly, you should attend the course representative training which runs for two hours in the middle of the first semester and gives you all the information you will need to be a super course rep. (Refer to the Is there any training for me? section of this page)
- After the training you will be expected to make yourself known to students and regularly gauge their opinions – which can be done in a whole number of inventive ways! You will also be asked to attend course rep meetings that take place at least once each semester – these are really important to attend, as this is where you get to tell your department what they are doing well and what they need to improve upon. Other than this you can spend as much or as little time being a course rep as you like!
- If you want to dedicate more time to being a course rep then each department also selects one rep to attend the Students’ Union Course Rep Forum, which takes place twice a year, and is your opportunity to tell the Students’ Union and other school reps about good and bad practice within your school/college.
- What’s in it for me?
- The opportunities and benefits of being a course rep are endless, but here’s just a few ways in which being a course rep will benefit you:
- You can ensure that every students voice is heard by your school
- You are actively making a difference to your education
- Helping your peers with course problems
- Developing transferable skills (employers love this type of thing) such as public speaking, negotiation, good meeting practices, advocacy, communication with others, problem solving, team skills, time management, etc.
- It strengthens your CV!
- You can increase your understanding of the University and its structures
As well as being satisfying and rewarding!
- I’ve been elected! What do I do now?
- Well done on becoming a course representative for your course – this is a great way to help others and really make a difference to your education.
- Now you have to make sure that you or your department has sent your details onto the Students’ Union at: coursereps@undeb.bangor.ac.uk. This means that you will now be sent lots of useful information by the Students’ Union to help you in your role as course rep – such as dates for course rep training, etc.
- Your school should now give you a basic introduction to ‘who’s who’ in your school and give you as much notice as possible of staff–student meetings.
- Is there any training for me?
- The Students’ Union offers all course reps training in the first semester – provided that we have been given your details by your school – you will receive an email to notify you of all the training dates.
- Training lasts for around two hours and covers such things as:
- Why we have course reps
- Role and function of course reps
- Your rights and responsibilities
- How to get the most out of meetings
- The universities representational structure
- And the supporting role of the SU
- This session is very fluid and tailored to inform all course reps on a very general level of what is expected of them and how they can achieve their aims. You will receive a certificate at the end of the training session that is great supporting evidence for your CV portfolio.
- Who am I accountable to?
- You are accountable to the students on your course – after all they are the people who elected you and whose voice you are working to make heard within your school. The staff–student meetings may also hold you accountable if you have committed to completing certain actions. As well as being accountable to your peers you are also accountable to your fellow course reps – you should work with them, copying them in on all emails and responses so that you are both at the same knowledge level and are working together to make all the right changes!
- How can I publicise myself within my department?
- You will find that your job is much easier if everyone on your course knows who you are and how to contact you. This can be done in a number of ways including via email, lecture shout-outs, posters, notice board displays, etc all of which will ensure that people know who you are and how they can contact you if they have a problem with the course.
- Who can I go to for support?
- There are times when we all need a bit of support – and course reps are no different! You will find support from your fellow course reps, from your school, and from the Students’ Union.
- The Students’ Union sabbatical team can give you support by taking your course problems up to university level within the vast amount of meetings they attend. They can also support you by being a good point to refer students on to if it is something that is out of your remit. The sabbatical officers can all be emailed at: sabbs@undeb.bangor.ac.uk.
- I’m not used to attending formal meetings – can you give me any tips?
- Our top 10 tips are:
- Read over meeting documents before the meeting
- Be punctual to meetings
- Liaise with your fellow course reps so you all know what issues you need to raise
- Make bullet points of things you want to bring up/say
- Be concise in what you say and make sure it is relevant
- Use clearly formatted data to back up your views – this makes what you are saying even more credible.
- Debate the point not the person
- Use ‘the students think…’ rather than ‘I think…’ when presenting issues
- Be organised with your papers, time, etc.
- Always try to sit in the line of sight of the Chairperson – this makes talking during the meeting much easier.
At sylw cynrychiolwyr cwrs
- Beth a ddisgwylir ohonof?
- Fel cynrychiolydd cwrs rydych yma i gynnig barn gyson, wybodus ynghylch ansawdd dysgu ac addysgu ar eich cwrs ac ynghylch profiad myfyrwyr yn ei grynswth yma ym Mangor. Mae hyn yn swnio fel cyfrifoldeb enfawr ond gellir ei dorri lawr i’r meysydd canlynol:
- Cael ymateb (da a drwg) gan eich cyfoedion
- Cyfathrebu ymateb myfyrwyr i’r staff
- Mynychu a chymryd rhan weithredol mewn cyfarfodydd staff–myfyrwyr
- Gweithio gyda chynrychiolwyr cwrs eraill i sicrhau dilyniant i faterion sy’n codi
- Adrodd gwybodaeth yn ôl o gyfarfodydd i’ch cwrs
- Gweithio gydag Undeb y Myfyrwyr er mwyn eu hysbysu am ddatblygiadau a derbyn eu cymorth a chefnogaeth (e-bost: coursereps@undeb.bangor.ac.uk)
- Bydd un cynrychiolydd cwrs o bob ysgol/cwrs hefyd yn mynychu Fforwm Cynrychiolwyr Cwrs Undeb y Myfyrwyr (a gynhelir unwaith pob semester) a Chyngor Undeb y Myfyrwyr (a gynhelir bob mis) – gellir canfod dyddiadau’r cyfarfodydd hyn yn adran Adnoddau’r wefan hon.
- Mae yna un peth arall pwysig iawn a ddisgwylir gennych a hynny ydi cyfeirio achosion ymlaen os na allwch chi ymdrin â nhw – nid arwydd o wendid yw hyn – rhaid i chi fod yn realistig a gwybod eich cyfyngiadau ac os oes unrhyw beth yn codi na allwch chi ymdrin ag ef ar eich pen eich hun neu eich bod angen cymorth yn ei gylch yna anfonwch e-bost at coursereps@undeb.bangor.ac.uk. Yn awr eich bod yn gynrychiolydd cwrs ac yn hysbys i’r mwyafrif o bobl ar eich cwrs efallai y canfyddwch fod pobl yn dod â materion atoch nad ydynt yn ymwneud â’u cwrs, felly cyfeiriwch nhw ymlaen naill ai at bobl eraill o fewn eich adran a all eu helpu, neu at Undeb y Myfyrwyr.
- Faint o amser fydd angen i mi ei roi i fod yn gynrychiolydd cwrs?
- I ddechrau, bydd yn rhaid i chi fynychu’r hyfforddiant cynrychiolwyr cwrs sy’n cael ei gynnal am ddwy awr yng nghanol y semester cyntaf ac a fydd yn cyflwyno’r holl wybodaeth y byddwch ei angen er mwyn bod yn gynrychiolydd cwrs rhagorol. (Cyfeiriwch at yr adran ‘Oes yna unrhyw hyfforddiant ar fy nghyfer i?’ ar y dudalen hon).
- Ar ôl yr hyfforddiant bydd disgwyl i chi gyflwyno eich hun i’r myfyrwyr eraill a chloriannu eu barn yn rheolaidd; gellir gwneud hyn mewn amryw o ffyrdd gwreiddiol! Hefyd fe ofynnir i chi fynychu cyfarfodydd cynrychiolwyr cwrs sy’n cael eu cynnal o leiaf unwaith bob semester – mae’r rhain yn bwysig iawn i’w mynychu gan mai dyma’r cyfle i chi ddweud wrth eich adran beth maen nhw’n ei wneud yn dda a beth sydd angen iddynt wella arno. Heblaw am hyn gallwch dreulio gymaint neu gyn lleied o amser fel cynrychiolydd cwrs ag y dewiswch!
- Os byddwch eisiau ymroi mwy o amser at fod yn gynrychiolydd cwrs yna mae pob adran hefyd yn anfon un o’u cynrychiolwyr i Gyngor Undeb y Myfyrwyr (canfyddwch fwy am hyn ar www.undeb.bangor.ac.uk/dem), sy’n cael ei gynnal unwaith y mis a dyma ble mae holl bolisi’r Undeb yn cael ei lunio a’r lle i ganfod mwy ynghylch yr hyn sy’n mynd ymlaen yn eich Undeb Myfyrwyr a’r Brifysgol. Mae pob adran hefyd yn dewis un cynrychiolydd i fynychu Fforwm Cynrychiolwyr Cwrs Undeb y Myfyrwyr, sy’n cael ei gynnal ddwywaith y flwyddyn, a dyma’ch cyfle chi i adrodd wrth Undeb y Myfyrwyr a chynrychiolwyr cwrs eraill ynghylch arfer da a drwg o fewn eich ysgol/coleg. (Am ddyddiadau cyfarfodydd Undeb y Myfyrwyr hyn gwelwch adran Adnoddau’r wefan hon).
- A fyddaf i ar fy ennill?
- Mae’r cyfleoedd a’r budd a ddaw o fod yn gynrychiolydd cwrs yn ddi-ben-draw, ond dyma ychydig o ffyrdd y gall bod yn gynrychiolydd cwrs eich cynorthwyo chi:
- Gallwch sicrhau fod llais pob myfyriwr yn cael ei glywed gan eich ysgol
- Fe fyddwch yn gwneud gwahaniaeth gweithredol i’ch addysg
- Byddwch yn helpu eich cyfoedion gyda phroblemau cwrs
- Byddwch yn datblygu sgiliau trosglwyddadwy (mae cyflogwyr wrth eu bodd gyda’r math yma o beth) fel siarad cyhoeddus, trafod telerau, arferion cyfarfodydd da, eiriolaeth, cyfathrebu gydag eraill, datrys problemau, sgiliau tîm, rheoli amser ayb.
- Fe fydd yn cryfhau eich CV!
- Gallwch gynyddu eich dealltwriaeth o’r Brifysgol a’i strwythurau
Ac fe fydd yn foddhaus ac yn werthfawr i chi!
- Rwyf wedi cael fy ethol! Beth ydw i’n ei wneud nawr?
- Da iawn chi am gael eich ethol yn gynrychiolydd ar gyfer eich cwrs – mae hwn yn ffordd wych o helpu eraill a gwneud gwir wahaniaeth i’ch addysg. Nawr mae’n rhaid i chi wneud yn siŵr eich bod chi neu’ch adran wedi anfon eich manylion ymlaen at Undeb y Myfyrwyr: coursereps@undeb.bangor.ac.uk. Mae hyn yn golygu y byddwch yn awr yn derbyn lot o wybodaeth ddefnyddiol gan Undeb y Myfyrwyr i’ch helpu yn eich swyddogaeth fel cynrychiolydd cwrs – fel dyddiadau ar gyfer hyfforddiant cynrychiolwyr cwrs ayb. Fe ddylai eich ysgol yn awr roi cyflwyniad sylfaenol i chi ynghylch ‘pwy yw pwy’ yn eich ysgol a rhoi gymaint o rybudd â phosib i chi am gyfarfodydd staff-myfyrwyr.
- Oes yna unrhyw hyfforddiant ar fy nghyfer i?
- Mae Undeb y Myfyrwyr yn cynnig hyfforddiant i bob cynrychiolydd cwrs yn y semester cyntaf – cyn belled â’n bod ni wedi derbyn eich manylion gan yr ysgol – fe fyddwch yn derbyn e-bost i’ch hysbysu am yr holl ddyddiadau hyfforddi.
- Mae hyfforddiant yn para am tua dwy awr ac yn cynnwys materion fel:
- Pam fod gennym gynrychiolwyr cwrs
- Swyddogaeth a chyfrifoldebau cynrychiolwyr cwrs
- Eich hawliau a chyfrifoldebau
- Sut i gael y mwyaf o gyfarfodydd
- Strwythur cynrychioliadol y brifysgol
- Swyddogaeth gefnogi UM
- Mae’r sesiwn yn ystwyth iawn ac wedi’i deilwra i hysbysu pob cynrychiolydd cwrs ar lefel cyffredinol iawn o’r hyn a ddisgwylir ganddynt a sut y gallant gyflawni eu hamcanion. Fe fyddwch yn derbyn tystysgrif ar ddiwedd y sesiwn hyfforddi a fydd yn dystiolaeth gefnogol ragorol ar gyfer portffolio eich CV.
- A oes yna unrhyw adnoddau i’m helpu i?
- Mae yna nifer o adnoddau i’ch helpu chi gyda’ch swyddogaeth a gellir canfod y rhain i gyd ar y dudalen Adnoddau Cynrychiolwyr Cwrs.
- I bwy ydw i’n atebol?
- Rydych yn atebol i’r myfyrwyr ar eich cwrs – wedi’r cyfan nhw yw’r bobl a etholodd chi ac rydych yn gweithio i sicrhau fod eu llais nhw’n cael ei glywed o fewn eich ysgol. Gall y cyfarfodydd staff–myfyrwyr hefyd eich dal yn gyfrifol os ydych wedi cytuno i weithredu mewn ffordd neilltuol. Yn ogystal â bod yn atebol i’ch cyfoedion rydych hefyd yn atebol i’ch cyd gynrychiolwyr cwrs – fe ddylech weithio gyda nhw, gan gylchu pob e-bost ac ymateb atynt fel eich bod chi i gyd ar yr un lefel o wybodaeth ac yn gweithio gyda’ch gilydd i gyflawni’r holl newidiadau cywir!
- Sut gallaf roi cyhoeddusrwydd i mi fy hun o fewn fy adran?
- Fe fyddwch yn canfod fod eich swydd llawer yn haws os fydd pawb ar eich cwrs yn gwybod pwy ydych chi a sut i gysylltu â chi. Gellir gwneud hyn mewn nifer o wahanol ffyrdd gan gynnwys drwy e-bost, cyhoeddiadau mewn darlithiau, posteri, arddangosfeydd ar hysbysfyrddau ayb a byddant i gyd yn sicrhau fod pobl yn gwybod pwy ydych chi a sut y gallant gysylltu â chi os oes ganddynt broblem gyda’u cwrs.
- At bwy gallaf droi am gefnogaeth?
- Mae yna adegau pan fyddwn i gyd angen ychydig o gefnogaeth – ac nid yw cynrychiolwyr cwrs ddim gwahanol! Fe gewch gefnogaeth gan eich cyd gynrychiolwyr cwrs, gan eich ysgol a chan Undeb y Myfyrwyr.
- Gall yr holl dîm Sabothol roi cefnogaeth i chi drwy fynd â’ch problemau cwrs at lefel prifysgol drwy gyfrwng y nifer helaeth o gyfarfodydd y maent yn eu mynychu. Gallant hefyd eich cefnogi drwy fod yn bwynt cyswllt da i gyfeirio myfyrwyr ymlaen ato os ydyw’n fater nad ydyw o fewn eich gorchwylion gwaith. Gellir anfon e-byst at y swyddogion sabothol ar: sabbs@undeb.bangor.ac.uk.
- ’Does gen i ddim profiad o fynychu cyfarfodydd ffurfiol – a allwch chi roi unrhyw gynghorion i mi?
- Dyma ein 10 prif gyngor:
- Darllenwch dros ddogfennau’r cyfarfod cyn y cyfarfod
- Byddwch yn brydlon i’r cyfarfodydd
- Cydlynwch gyda’ch cyd gynrychiolwyr cwrs fel eich bod i gyd yn gwybod pa faterion yr ydych angen eu codi
- Gwnewch bwyntiau bwled o bethau yr ydych am eu codi/dweud
- Byddwch yn gryno ynghylch yr hyn yr ydych yn ei ddweud a gwnewch yn siŵr ei fod yn berthnasol
- Defnyddiwch ddata wedi’i fformadu’n glir i gefnogi eich safbwyntiau – bydd hyn yn gwneud yr hyn yr ydych yn ei ddweud hyd yn oed yn fwy credadwy.
- Trafodwch y pwynt nid y person
- Defnyddiwch y gystrawen ‘Mae’r myfyrwyr yn meddwl…’ yn hytrach na ‘Rydw i’n meddwl…’ wrth gyflwyno materion
- Byddwch yn drefnus gyda’ch papurau, amser, ayb.
- Ceisiwch eistedd o fewn llinell olwg y Cadeirydd – bydd hyn yn gwneud siarad mewn cyfarfodydd lawer yn haws.